Incredibile come una cosa più piccola di un granello di polvere, invisibile e apparentemente priva di qualsiasi intenzione, piccola solo qualche decina di nanometri – quindi di una piccolezza inimmaginabile per noi umani – stia cambiando le nostre vite e il nostro modo di lavorare.
Stiamo diventando Agile, Smart, iperconnessi, più ecologici (inquinando meno dato che usiamo meno l’auto) e forse più efficienti grazie ad un Virus e alla paura del suo contagio.

Una cosa minuscola che ci fa prendere la polmonite ci sta illuminando la via che alcuni innovatori, pionieri, visionari, esploratori ci indicano da anni per cambiare il modo in cui lavoriamo (e viviamo).

prima divagazione
Passiamo gran parte del tempo delle nostre vite lavorando. Quindi il come e il dove lavoriamo influenza le nostre vite più di ogni altra cosa.
E quindi il nostro benessere, la nostra salute, la nostra felicità. Cambiando il modo in cui lavoriamo, cambieremo noi stessi.

Molte persone in questi giorni si trovano a lavorare da casa. Per qualcuno è la prima volta, mentre qualcun altro continua a chiamarlo “telelavoro” (e probabilmente chiama “televendita” la pubblicità), per qualcuno è una scocciatura, per qualcun altro una benedizione. In ogni caso, solo chi ha lavorato da anni in modo Agile e Smart può dare dei buoni consigli pratici, di quelli che non si trovano sui manuali.

I freelance degli anni Zero, per non dire quelli degli anni Novanta, in questo momento possono dare i consigli della nonna, quelli pratici di buon senso, quelli per far stare meglio con poco, quelli leggeri ma decisivi come riposarsi quando si ha la febbre.
Ecco, io sono uno di quelli: ero freelance e ho lavorato in un tempo in cui il modem viaggiava a 56k e gli esecutivi in tipografia li portavi nel bagagliaio della macchina.

Credo che la cosa migliore sia cercare di immaginare la giornata tipo di un lavoratore Agile e Smart da casa (se siete l’abbonato Rai-in-prima-fila chiamatelo, come già detto, Telelavoratore), dal risveglio alla buonanotte.

E sfatare i miti che, chi non ha mai lavorato da casa, ha sullo Smart Working…

PREPARARSI

La sveglia suona (perché si carica la sveglia!, anche quando si lavora a casa), ci si lava viso e tutto il necessario, chi vuole si fa una doccia, ci si veste e poi si fa colazione.
Lo Smart Worker (o telelavoratore) non deve mai, e dico MAI, concedersi di lavorare in pigiama, spettinato e con le cispie agli occhi!
Deve sempre prepararsi come stesse per uscire o come se fosse pronto per farlo.

Una delle routine che più mi hanno aiutato negli anni sono state:

• uscire di casa prima di iniziare la giornata per: fare colazione, accompagnare mia moglie alla metro, mia figlia a scuola;
• quando non esco, in ogni caso pettinarmi e darmi il profumo;
• non usare ciabatte o pantofole in casa, ma delle scarpe da casa, in modo da essere pronti ad uscire in caso di corriere o di qualsiasi altra evenienza, piuttosto rimanere scalzi! (Uso, come scarpe da casa, delle sneaker un po’ troppo rovinate per uscirci, lavate in lavatrice in modo che la suola sia pulita).

Di questi tre avvertimenti, per me il più importante è… spruzzarmi il profumo, anche se resto in casa.
L’idea mi era venuta anni fa, ascoltando questa surreale intervista fatta da Alain Elkann (si, Elkann il padre, proprio lui) a Franco Battiato, in cui Battiato parla delle sue abitudini mattutine e di come gli piaccia spruzzarsi il profumo per un piacere personale.

Quell’azione, più di ogni altra credo, più dei computer nuovi, più dei servizi cloud, più della Fribra iper veloce, ha cambiato il mio modo di intendere il lavoro quotidiano in casa.
Quell’azione mi dà dignità e fierezza.
Il profumo mi dà energia, mi fa sentire pronto per affrontare qualsiasi cosa, anche il Niente.

Seconda divagazione
Nel romanzo “54” dei Wu Ming c’è una frase sullo specchio che mi è sempre rimasta impressa nella memoria: “lo specchio congiunge l’individuo alla comunità, e il suo ingresso nelle case dei proletari ha cementato l’orgoglio di classe, quel senso del decoro sbattuto in faccia ai padroni, «Noi non siamo nulla, e vogliamo essere tutto! Possiamo essere, e siamo, piú eleganti di voi!» È grazie a quel decoro, a quella fierezza, che si è vinta la guerra.”
L’idea dello specchio come strumento di unione e congiunzione, del senso del decoro come atto d’orgoglio e della susseguente vittoriosa fierezza mi ha sempre fatto pensare che, al mattino, ci si deve guardare allo specchio e trovare un motivo per essere fieri di sè. Un mio anziano zio non mancava mai di annodarsi la cravatta. Per questo mi spruzzo di profumo e, per un certo periodo, decisi di fare dei sorrisi, larghi e decisi, ogni volta che mi guardavo allo specchio. Dopo stavo meglio.Davvero. Stranamente, come spesso capita per le buone abitudini, l’ho persa e non sorrido più alla mia immagine allo specchio…

LAVORARE: DOVE E COME

Dove lavorare in casa? I più fortunati hanno una stanza da dedicare al lavoro, ma la maggior parte di quelli che non vivono in case oltre i 100 mq sono costretti ad arrangiarsi. E il come ci si arrangia fa la differenza.

Il mio consiglio è di “costruire” o dedicare un angolo, immutabile e intoccabile per il resto della famiglia, dove poter lavorare e appoggiare il proprio computer (se avete un notebook siete più fortunati…). Basta un piano profondo almeno 60 cm, in modo che i gomiti possano appoggiarsi: può essere una scrivania o una tavola di legno appoggiata su dei cavalletti. Nel caso non ne aveste, basta reperire un piano (eventualmente in negozi come Obi o Brico che hanno tavole di abete 60×100 cm) e poi metterci quattro gambe dell’altezza giusta o due cavalletti: con 40 euro e 15 minuti di montaggio possiamo creare il nostro tavolo provvisorio.

In questa bacheca Pinterest ci sono bellissimi esempi di angoli di casa dedicati al Workspace
www.pinterest.it/adailysomething/studio-workspace/

Organizzare lo spazio

In questa situazione di emergenza, precaria, temporanea, è importante organizzare tutto ciò che ci serve per lavorare in modo compatto, usando scatole e contenitori per avere sempre a portata di mano ciò che ci serve (soprattutto se siamo abituati ad avere in ufficio una cassettiera sotto alla scrivania!).

Per me organizzarsi non è mai stato facile, sono stato un seguace del disordine=creatività, del caos casuale delle cose, fino a che il disordine non mi ha reso più difficile e più lento lavorare: a quel punto, anni fa, iniziai ad organizzare meglio il mio spazio di lavoro, fino ad arrivare al punto di amare il vuoto sulla scrivania, da riempire durante il lavoro e la fase creativa e da svuotare alla sera.
Per farlo ci sono vari modi: mensole, scatole, raccoglitori, cassettiere.

In questi giorni mi sono organizzato con delle scatole e dei contenitori nello studiolo di casa, dato che non andrò per un po’ a lavorare in studio. Utilizzo un set di scatole Ikea e qualche contenitore preso da Tiger. Da quando ho ideato il progetto Disegno Brutto amo circondarmi di cose bianche e nere, con disegni e pattern molto disegnati (!).

Sull’argomento scatole puoi leggere anche un interessante “approfondimento” sul blog di Houzz.

Organizzare il lavoro

Fare Smart Working non significa soltanto usare nuovi metodi e strumenti tecnologici, ma cambiare proprio il modo in cui organizziamo il nostro lavoro.

La definizione di smart working, contenuta nella Legge n. 81/2017, pone l’accento sulla flessibilità organizzativa, sulla volontarietà delle parti che sottoscrivono l’accordo individuale e sull’utilizzo di strumentazioni che consentano di lavorare da remoto (come ad esempio: pc portatili, tablet e smartphone).
Dal sito del Ministero del Lavoro

“Flessibilità organizzativa” dice il Ministero del Lavoro e significa tantissime cose: indica la capacità di un’impresa (anche individuale) di  far fronte ai mutamenti, migliorando la propria capacità organizzativa e la gestione delle risorse, comprese quelle umane. Significa che tutti siamo chiamati, in un momento, come questo, di emergenza diffusa, a migliorare il modo in cui lavoriamo.

Ad esempio, abbiamo tempo per fermarci e ripensare in modo in cui ci organizziamo: come gestiamo gli appuntamenti, il lavoro con i nostri collaboratori, il calendario, le attività da svolgere e così via. È il momento giusto per sperimentare i mille strumenti (digitali e, perché no?, analogici) a disposizione per misurare il tempo (time-tracking), per fare To-Do-List, per raccogliere appunti e buttare giù idee, migliorare la nostra dimestichezza con gli strumenti Google, con i sistemi cloud di archiviazione, etc., etc.

Secondo Enrico Noseda, Chief Innovation Advisor di Cariplo Factory ,“con la tecnologia che abbiamo oggi a disposizione possiamo fare praticamente tutto da remoto, ma serve una cambio di passo mentale; bisogna imparare a lavorare in maniera più efficiente, valutando i risultati e non il tempo passato alla scrivania” (da un articolo su Business Insider di questi giorni).

Gestire il tempo 

Credo che una delle cose più strane del lavorare a casa, o comunque lontani da un ufficio, sia la gestione del tempo, soprattutto di quei lunghi momenti in cui non si sa cosa fare, dato che non ci sono macchinette del caffè, colleghi con cui parlare, telefonate da fare o a cui rispondere: il tempo del lavoro si asciuga ed è pieno di tempi morti.
Si deve imparare ad organizzarsi da sé, perché non abbiamo la giornata “schedulata” come nella routine quotidiana in ufficio e dobbiamo crearci da soli il nostro tempo.

Il mio consiglio è di mettere mano a quelle cose che sappiamo o desideriamo fare da tanto e che non abbiamo mai tempo di affrontare: risolvere, mettere a posto, creare, progettare, leggere, studiare, imparare.
Dedicare anche solo un’ora al giorno a queste cose, ci permetterà di fare quel salto avanti, quel rinnovamento, quella crescita che non riusciamo ad ottenere presi come siamo, sempre, dal flusso delle cose da fare.
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È il momento giusto per farci ispirare, ascoltando conferenze come quelle dei TedX (basta immergersi nel sito e scegliere l’argomento su cui ci piacerebbe essere ispirati oppure lasciarsi andare al caso) e guardando qualche documentario, non solo film e serie Tv per distrarsi.
L’offerta è molto varia  sia sui siti Rai, Mediaset (Focus compreso) che su Amazon Prime. Posso consigliare una serie che mi è piaciuta tantissimo: “Sense of Beauty” (trova in visione gratuita su Raiplay).

Il tempo che ci avanza è prezioso per mettere mano ai progetti mai nati, ai disegni mai fatti, ai racconti o romanzi mai scritti.

Inoltre credo sia un ottimo momento per scrivere email: oltre che agli amici lontani, possiamo scrivere a clienti vecchi e nuovi e contatti che stavamo trascurando-
E poi socializzare e sentirsi vivi attraverso la partecipazione a webinar, video conferenze e hangout.

Tutto ciò ci aiuterà a tenerci lontano dalla navigazione sui social o dai telegiornali, rimanendo in balia della paura che monta.

Spero di aver dato dei consigli utili a chi improvvisamente si trova a lavorare a casa e non c’era abituato.
Buona resistenza!

Shivu prova a riaprire i battenti dopo due anni di silenzio, approfittando di questo strano tempo sospeso di pausa forzata: sto preparando due nuovi articoli, uno sulla percezione del Virus e di come visualizzarlo possa esorcizzare la paura, e l’altro su come le infografiche e la data visualization stia aiutando a capire la pandemia in corso.